El Instituto de Cultura Puertorriqueña (ICP) anunció que espera la aprobación del Proyecto del Senado 1294 (PS 1294) y el Proyecto de la Cámara 1835 (PC 1835) para la creación de la Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI. Con dichas medidas se busca crear una nueva ley atemperada a los tiempos y dar paso a una reformulación de la gestión y conservación de documentos públicos en Puerto Rico. El proyecto está avalado por el gobernador Pedro Pierluisi y fue presentado en ambas cámaras, por petición del ICP, en el mes de agosto del 2023.
“Este proyecto para nosotros es bien importante y necesario para puntualizar la política pública sobre la conservación de documentos públicos y archivos fundamentales que se encuentran en los municipios y agencias gubernamentales de Puerto Rico. Fue una medida bien pensada y atemperada a las realidades actuales. Agradezco el apoyo del gobernador al poder presentar esta medida en la rama legislativa”, expresó Carlos Ruiz Cortés, director ejecutivo del ICP.
Actualmente, la gestión de documentos públicos en Puerto Rico se rige por la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como la “Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico”. Bajo la mencionada ley, se establece un programa sistemático para la creación, uso, conservación y disposición de los documentos públicos de valor administrativo, legal, fiscal e histórico que se gestiona en las tres ramas de gobierno (Ejecutiva, Judicial, Legislativa), la Oficina del Contralor y el Archivo General de Puerto Rico. A pesar de varias enmiendas a la Ley Núm. 5 no se ha logrado atemperar las prácticas de gestión de documentos a la realidad actual, delinear responsabilidades claras, ni uniformar los procesos para asegurar una sana gestión de documentos a nivel gubernamental. El proyecto conocido como la Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI se encuentra actualmente bajo la consideración de ambas cámaras legislativas.
“Con este proyecto de ley se aspira a exponer la necesidad de financiar de forma concreta la gestión de documentos públicos en el País, que se otorguen los recursos fiscales que se requieren para fortalecer la plantilla de empleados necesaria a través de todo el Gobierno de Puerto Rico para ejecutar esta política pública e identificando una nueva sede para el Archivo General que permita ingresar de forma continua todos los documentos de valor histórico que, por falta de espacio, no se han recibido”, explicó la archivera general de Puerto Rico, Hilda Teresa Ayala.
El proyecto propone, entre otra cosas, la reorganización y fortalecimiento de la gestión del Archivo General de Puerto Rico (AGPR) con el delineamiento de sus funciones principales para asegurar la accesión, preservación y acceso de los documentos con valor históricos, incluyendo la documentación electrónica y digital con valor histórico que produce el Gobierno de Puerto Rico. Como punto fundamental, resalta la necesidad de trabajar de forma integral con el Programa de Gestión de Documentos Públicos para asegurar la uniformidad y eficiencia de los procesos y otorga mayores poderes al ICP para fiscalizar la gestión de documentación pública con valor histórico, aumentando los mecanismos de multas ante incumplimiento de las entidades de gobierno.
La medida también propone la creación del Sistema de Archivos Históricos Públicos que facilitaría el trabajo en conjunto entre el AGPR y todas las entidades encargadas de la gestión de documentos públicos que conservan materiales de valor histórico desde sus facilidades. El mismo plantea un registro público de todas las entidades que custodian sus documentos para asegurar su conservación y acceso. En el proyecto se propone además una reglamentación uniforme, que facilite la transparencia, la rendición de cuentas, la conservación de documentos históricos impresos, electrónicos y digitales. Además, establece los deberes y responsabilidades específicas del Gobiernos de Puerto Rico otorgando direcciones claras a las entidades gubernamentales sobre su rol en la sana administración de documentos públicos, incluyendo pero no delimitado a: personal especializado designado exclusivamente a la gestión de documentos, revisión de los periodos de retención, cumplimiento con entrega de inventarios y listas de disposición, participación ciudadana en la evaluación de las listas presentadas para disposición y el almacenamiento adecuado de documentos para asegurar su conservación.
Este proyecto es parte de los esfuerzos que realiza el ICP para mejorar el funcionamiento del Archivo General de Puerto Rico y la conservación los documentos históricos, a través de todo el gobierno de Puerto Rico.
