Transformación de la Oficina de Permisos con IA y Digitalización

Por Edgar León Ayala

El objetivo debe ser convertir el proceso de permisos de un cuello de botella lento y opaco, a un sistema rápido, predictivo y transparente que impulse la economía.

I. Plataforma Unificada y «Permisos por Diseño»

El primer paso es la total digitalización y centralización de todos los trámites, que es la base para la aplicación de la IA.

• Portal Único y Obligatorio: Todo trámite (construcción, uso, ambiental, etc.) debe ocurrir exclusivamente a través de un único portal en la nube. Cero papel y cero visitas presenciales.
• Interoperabilidad Total: El sistema de permisos debe estar conectado automáticamente con Hacienda (para patentes y contribuciones), el Registro de la Propiedad, y las agencias de infraestructura (AAA, AEE, DTOP).
  • Ejemplo: Cuando un ingeniero sube un plano, el sistema automáticamente verifica que el negocio esté al día con Hacienda y que la propiedad no tenga gravámenes críticos. Esto elimina pasos de verificación manual.

II. Aplicación de la Inteligencia Artificial (IA) en la Evaluación

La IA puede reducir drásticamente el tiempo de evaluación al tomar decisiones preliminares y automatizar la verificación de cumplimiento.

a. Validación Automática de Planos (Revisión de Cumplimiento)

• IA de Visión Computarizada: Se utilizan modelos de IA entrenados en el Código de Construcción y el Reglamento de Planificación de Puerto Rico.
  • Función: Cuando un arquitecto o ingeniero sube los planos digitales (ej. en formato BIM o CAD), la IA los escanea para:
• Verificación de Retiros: Confirmar que la estructura respeta los retiros de colindancia y vías públicas.
• Cumplimiento de Zonificación: Asegurar que el uso solicitado (ej. residencial vs. comercial) y las especificaciones (altura, densidad) cumplen con la calificación de la zona.
• Resultado: La IA genera un Reporte de Observaciones preliminar en minutos, señalando las áreas de incumplimiento. El revisor humano solo se enfoca en las excepciones o diseños complejos que la IA no pudo resolver.

b. Agentes de Conversación (Chatbots) para Preguntas Frecuentes

• Atención 24/7: Implementar chatbots avanzados (NLP) entrenados con toda la reglamentación y formularios.
  • Función: Responden a preguntas comunes de solicitantes (ej. «¿Qué documentos necesito para una piscina?», «¿Cuál es el costo por metro cuadrado en mi zona?»).
• Beneficio: Reduce la carga de trabajo del personal para que puedan dedicarse a la evaluación de expedientes.

c. Sistemas de Priorización Inteligente

• Algoritmos de Clasificación: Utilizar IA para clasificar las solicitudes de permisos automáticamente en categorías de riesgo: o Vía Rápida (Green Lane): Proyectos de bajo riesgo (ej. reparación menor, instalación de aires acondicionados) que cumplen el 100% de los requisitos y son aprobados automáticamente o por un revisor en 24 horas.
• Revisión Compleja (Red Lane): Proyectos que involucran cambios de uso, gran escala o desvíos regulatorios, y que son asignados inmediatamente a los revisores humanos más expertos.

III. Transparencia y Monitoreo en Tiempo Real

La falta de visibilidad es una fuente principal de frustración e ineficiencia.

• Trazabilidad del Expediente (Blockchain o Logs Inmutables): Cada expediente debe tener un registro digital inmutable que muestre:
  • Quién: Nombre del revisor actual.
  • Qué: Tarea específica que está realizando (ej. «Revisión Estructural», «Consulta Ambiental»).
    • Cuánto Tiempo: Cuánto tiempo lleva en ese paso.
    • Dashboard Público de Rendimiento: Publicar los KPIs de la OGPe en su portal:
      • Tiempo Promedio de Permiso: Tiempo promedio de aprobación para diferentes tipos de permisos (ej. 30 días para un permiso menor).
        • Carga de Trabajo: Número de solicitudes pendientes en cada etapa de revisión.
        • Promesa de Servicio: Publicar el tiempo máximo de respuesta que se comprometen a cumplir, y medir públicamente si se cumple o no.

IV. Reeducación del Personal

La transición de revisores manuales a gestores de excepciones.

• Nuevas Habilidades: Capacitar a los empleados para trabajar con la IA:
• Validación de IA: En lugar de revisar cada plano, el revisor debe aprender aanalizar el reporte de la IA y validar sus hallazgos.
• Análisis de Datos: Usar la data generada por el sistema para identificar cuellos de botella y proponer mejoras regulatorias (ej. «el 40% de los rechazos son por este mismo error en el Reglamento»).

La transformación de la OGPe, impulsada por la digitalización y la IA, puede ser un símbolo visible del compromiso del gobierno con la eficiencia, y un motor de la recuperación económica de Puerto Rico.